Como publicar?
De acordo com a Instrução de Serviço O Nº 01 de 27 de junho de 2019, que estabelece procedimentos para publicação de matérias no Boletim de Serviço A SUPERINTENDÊNCIA DE DOCUMENTAÇÃO, no uso de suas atribuições legais e estatutárias.
RESOLVE: Art 1. Estabelecer procedimentos para publicação das matérias das unidades organizacionais (UORGS) da Universidade Federal Fluminense no Boletim de Serviço, sob a responsabilidade da Seção de Informação e Publicações Administrativas (SIPAD) da Superintendência de Documentação.
I. Compete à Seção de Informação e Publicações Administrativas (SIPAD) da Superintendência de Documentação receber e publicar as matérias no Boletim de Serviço, sem qualquer alteração de conteúdo, sendo este de responsabilidade do emissor quanto à veracidade das informações encaminhadas;
II. A formatação das matérias encaminhadas a SIPAD para publicação no Boletim de Serviço, obedecerá a seguinte instrução: 1. As unidades organizacionais da Universidade Federal Fluminense devem enviar suas matérias para publicação exclusivamente para o e-mail: publicabs.sdc@id.uff.br, não havendo necessidade de envio de documentos em outros formatos e/ou suportes. 2. O emissor da matéria deve utilizar um e-mail institucional para encaminhar a solicitação de publicação. Tal medida possibilita maior segurança, facilidade na recuperação das informações e melhor organização do volume documental por setor. 3. As matérias enviadas para publicação devem vir anexadas ao e-mail publicabs.sdc@id.uff.br, nos seguintes formatos: a) 1 (um) arquivo no formato (.doc) ou (.docx) (word) para possibilitar a formatação; UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE – BOLETIM DE SERVIÇO ANO LIII – N.° 119 28/06/2019 SEÇÃO I P. 03 b) 1 (um) arquivo no formato (.pdf) com a assinatura do responsável pelo conteúdo do documento, considerando que esta via ficará arquivada na SIPAD como um documento comprobatório da confecção do Boletim. c) O envio da matéria em formato.pdf assinado pelo responsável pelo conteúdo do documento é condição para efetuar a publicação. d) Os arquivos devem ser nomeados da seguinte forma: Tipo de documento Sigla do Setor Número Ano Exemplos: DTS GQO nº 16-2019 (Determinação de Serviço) IS SDC nº 1-2019 (Instrução de Serviço) Edital MMO nº 15-19 A padronização para nomeação de arquivos, tem por objetivo facilitar a localização dos mesmos, controlar o envio de matérias por unidade e realizar estatísticas. e) A fonte deve ser TIMES NEW ROMAN, tamanho 11, conforme Manual de Atos Oficiais e Comunicações Oficiais da UFF vigente até a presente data.
Art 2. Caso haja necessidade de retificação da publicação, será necessário o envio de novo documento solicitando a mesma, com nova numeração, para que seja feita outra publicação tornando sem efeito a publicação anterior.
Art 3. Em caso de urgência de publicação, enviar no e-mail a justificativa com a informação URGENTE para que a SIPAD possa agilizar a publicação da mesma dentro do prazo de urgência solicitado.
Art 4. O prazo para publicação das matérias é de até 2 (dois) após o recebimento das mesmas, considerando a necessidade de conferência do tipo documental e formatos solicitados.
Art 5. Não há a necessidade do envio em formato.doc ou .docx para as matérias que estão sendo geradas via SIGADOC, processos SEI, Resumo de Decisões e Despachos (RDD) e demais documentos que são gerados em formato (.pdf), pois estas já vêm com assinatura digital e código de classificação da tabela de temporalidade arquivística.
Art 6. Na impossibilidade de publicação de matérias no Boletim de Serviço por motivos de falta de energia elétrica, problemas de rede e outros impedimentos, a publicação será imediatamente providenciada após a resolução do evento. DÉBORAH MOTTA AMBINDER DE CARVALHO Superintendente de Documentação # # # # # #
Responsável pelo Arquivo e procedimentos arquivísticos do IACS: Adriane Gadelha Miranda – Arquivista
Dúvidas, entrar em contato com: adrianegadelha@id.uff.br
